「保険の契約書がバラバラ」をどう整理する？｜会社のリスクを見える化する3つのポイント

「保険の契約書が複数のファイルに分かれていて、全体がつかめない」「どの契約が何のためにあるのか、担当者に聞かないと分からない」。総務や管理部門で、よく聞くお悩みです。一見するとファイル整理の問題ですが、本当に確かめたいのは、会社にどんなリスクがあり、今どう備えていて、何が足りないのかです。

ポイント1｜「契約書」ではなく「会社のリスク」から並べる

保険会社別や契約年度別にファイルを並べても、会社全体のリスクは見えてきません。まず、会社にどんなリスクがあるかを書き出します。

• 火災・自然災害による建物や設備の損害
• 事故で事業が止まる休業のリスク
• 商品やサービスに関する賠償
• 従業員の仕事中のケガ
• 自動車事故
• サイバー攻撃や情報漏えい
• 経営者に万一のことがあったときの事業の継続

そのうえで、今の保険や社内の対策が、どのリスクに対応しているかを結びつけていきます。「保険契約の一覧」ではなく「リスクと備えの一覧」をつくる。こうすると、重なっているかもしれない補償や、手当てされていないリスクが見えやすくなります。

ポイント2｜「担当者しか分からない」をなくす

保険の管理で気をつけたいのが、情報が一人に集まってしまうことです。

• どの保険に入っているか、担当者しか知らない
• 契約した理由が記録に残っていない
• 更新の時期を個人で管理している
• 事故のときの連絡先が共有されていない
• 異動や退職で、契約の内容が分からなくなる

ふだんは問題がなくても、事故や災害が起きたときに「どこに連絡すればよいのか」「補償の対象になるのか」がすぐに分からないと、対応が遅れます。契約の一覧、加入の目的、更新の時期、事故のときの連絡先を、複数の人が確認できる形で残しておくことが大切です。

ポイント3｜「保管する」から「経営判断に使う」へ

整理した一覧は、しまっておくためのものではありません。新しい事業を始めるとき、設備を増やすとき、借入をするとき、取引先から保険の加入を求められたとき。会社の状況が変わる場面で、今の備えで足りるかを確かめる材料になります。決算や更新の時期にあわせて年に一度見返すだけでも、変化に気づきやすくなります。

外の視点を入れると「なぜこの契約があるのか」が整理しやすい

長く続いている契約ほど、加入したときの事情が分からなくなりがちです。社内だけでは整理しにくいときは、外部の担当者と一緒に、契約ごとの目的を確かめていく方法もあります。ティ・アイ・エスでも、まず今の契約内容と会社の状況をうかがい、リスクと備えを一覧にするところから始めています（関連する相談事例：自社での保険管理が複雑に。事務の負担を減らしたい）。

こんな状態なら、一度整理してみてください

• 契約書が部署やファイルごとに散らばっている
• 加入の目的を説明できない契約がある
• 更新の時期を把握しきれていない
• 保険を担当している人の異動や退職が近い
• 事業の内容が、加入したころから変わっている

保険の見直しの考え方は、解説動画でも紹介しています。

※ 本記事は一般的な考え方をまとめたものです。保険の補償内容や取扱いは、保険会社・ご契約の内容によって異なります。